Insights from the leadership planet by Eve and Eli

We work hard and our brains rest, process and re-charge as we sleep. When we though have been in a longer period of stress and hard work a night’s sleep might not be enough to fully re-charge our brains.

So therefore, when summer vacation is on it’s way, make sure to give your brain vacation as well. How we do this is ofcourse very individual but I heard a professor involved in brain reseach providing a few tips

1. Prepare closing down before your vacation (you might even plan for when you will return) so that you can leave in peace.
2. Use the impact being out in nature (forest, lakes etc) – it has a positive effect on you brain, can calm you down, can make you sleep better etc. A lot of reseach is down on how phytoncides from trees has positive affect on us human beings.
3. Make sure to plan for pauses and even to become a bit bored during your vacation – it is a great way to wind down
4. Make sure to be a bit selfish – what do YOU need to do to re-charge your brain

So let us give our brains some vacation to make sure to boost memory capacity, efficiency and creativity

We wish you (and your brain) a great vacation.

More to come from Insights from the leadership planet by Eve and Eli
 

Insights from the leadership planet by Eve and Eli

We can use a lot of metaphors to reflect on ourselves. They are nice shortcuts to understand feelings that move us towards action. We have gathered the most important ways of representation for trust.

Which kind of image would you chose to represent the type of Trust you would like to inspire in others?

1.  "A Lion”: strength and tenacity, like a lion in its environment, asserting ideas, defending objectives and leading the discussion.
2. "A Rock": stability and solidity, like an unshakeable rock, reassuring anchor for those around.
3. "A Ship Sailing Serenely in Turbulent Waters": remaining calm and in control, even in difficult or uncertain situations.
4. "A Tree with Deep Roots": experimented and resilient, well-anchored and able to withstand challenges.
5. "A Shining Star: standing out in a crowd, captivating the audience and leaving a lasting impression.
6. "A Blazing Torch": source of light and guidance for self and others.
7. "A Diamond in the Rough": with modest appearance but with something precious and special that may not be immediately visible to others.
8. "A mountain peak": reaching a top goal thanks to tenacity and effort.
9. "A soaring Eagle": overcoming challenges and soaring to new heights, pursuing dreams.
10. "A Flower Blossoming in the Sun": empowerment and growth

Once you have your image, keep it in mind and do your best to align your vocabulary, actions and behaviors with it. Are you able to find out your team members’ metaphor?

Next time read our piece on Giving your brain vacation from Insights from the leadership planet by Eve and Eli

Insights from the leadership planet by Eve and Eli

Change is a part of our working life. It might be small changes involving only a few or larger changes affecting many parts of the organization in order to adapt to changed market conditions, to gain access to a market or a market segment, make delivery, production, ways of working more efficient. When doing changes, we are convinced that the investment made will lead to synergistic effects - i.e. one will earn back one's investment. If you have done your homework correctly (i.e. not been too optimistic or skipped your due diligence), the synergies are also usually realistic - at least on paper.
In the event of a change, in general we talk about three different aspects you need to take into consideration – the strategic, structural and cultural aspects of change

Strategic changes/decisions i.e. when we define the objectives, expected results and the reasons that drive the changes. It will answer the questions

•  WHY are we doing it/what are the reasons for it?
•  WHY are we doing it now?
• WHAT should it lead to/what should we achieve?

In changes this aspect is nearly always completed and people involved can agree upon or at least accept the reasons and benefits. You understand why it is good and why you should do it and why you should do it now, etc. 

Structural changes/decisions are more about WHAT needs to be done to support the strategies, i.e. the structural changes that must be made in the organization, support systems, budget, processes and skills needed etc. This is also usually included in the plan - sometimes you may not realize everything that will be affected, but in general it is part of the plan.

Finally, there is a cultural change/decision aspect to change, i.e. to make sure that this change will pay off, you need to know HOW things potentially need to be done differently and what behaviors are necessary to adapt. It applies to various aspects of behavior. There might be need for differences in how you set goals and follow up, how you set up incentive programs, how you work with meeting structure, working methods and cooperation between teams and individuals. It will affect leadership as well as sometimes the norms and values.

This last piece of the puzzle many find more difficult to work with - either you underestimate this part, you are unaware of these aspects, or it is simply difficult to work with these "softer parts of change" so you just hope for the best. In order to get the full effect of a change, you need to understand you current ways of working and behavior and how things will have to change or adapt.

Change often means doing something differently - doing more or less of something, stop or start doing something. People don't do things based on intention; they do things based on consequences – to understand what will be gained by the change or the pain of not doing it. A changed behavior is about understanding, learning and proper training as well as those affected feeling involved and part of the dialogue. Leadership is really important in all type of changes – leaders need to understand all aspects of change, to drive the change as well as coach and support the people affected by the change.
Change is a given in today’s world of works. Plans for change are great but it is still people who make these changes happen. To be successful in change you need to have focus on all three aspects – strategic, structural and cultural. So, what do you need to prepare to make sure you make you change will be successful?

Read about TRUST, next from Insights from the leadership planet by Eve and Eli

Insights from the leadership planet by Eve and Eli
 
As we were searching some information on Patience, we found two interesting videos on Millenials. Not the less interesting thinkers, by the way: Jordan Pederson and Simon Sinek!
 
Pederson gives a very clear idea of why we have the sensation our kids have different skills than ours. Basically, we seem to be overprotective parents. We want to ensure the full safety of our kids, we tell them they are unique and they can have anything in life. And in fact, in some areas of our life, it can be right: if they want a black t-shirt with red stars NOW to get out tonight, they can get it! But with feelings and all non-tangible things, it is another story, life is much more complicated. That’s why we create future adults less patient with low resistance to frustration.   
 
Sinek completes the nurturing parenting origin with other reasons. Technology creates a lot of damages: the dopamine that comes from social networks is really addictive and it interferes in the teenagers’ development. When there is an excess of it, it creates a gap between what the virtual world tells them (“fantastic happy lives”, “successful stories without efforts”, “excellent good looking”…) and what reality is. Added to that, social networks are invading their home. They are where they are, connected to their hand, with a constant stream, giving no time for a break, to reconnect to reality or deal with stress if there is. In fact, social networks which aim could have been to facilitate connections are creating more connections in numbers but more superficial ones. It leads to a sense of loneliness and to less deep meaningful relationship, exactly the opposite of its original objective. 
 
Long term relationships, Stress management and Patience are probably the key skills to develop for Millenials.
 
So how to support them then? rewarding effort, not giving them what they want instantly, opening dialogue and pushing them to do activities with other people where technology is not needed … but most important: lead by example!

What are you doing to lead by example?
  
Read about change, next from Insights from the leadership planet by Eve and Eli

Ett flertal internationella studier visar på att en av de mest prioriterade frågorna för ledare är att se till att ha engagerade medarbetare. Så om detta är så viktigt, hur kan vi skapa engagemang? Några saker man kan tänkta på är följande:

För det första - i en företagsvärld där det ständigt sker förändringar och omstruktureringar krävs stabilitet i vision, värderingar, inriktning och principer – det som driver företaget. Engagemang är ju något som byggs långsiktigt men som snabbt kan förstöras. När det blåser behöver vissa saker fortfarande förbli stabila.

”Trivs jag med min chef så trivs jag på jobbet!” Som ledare är det viktigt att få sina medarbetare att känna sig viktiga och framgångsrika. Det sägs ofta att människor söker sig till företag men lämnar chefer. Chefer har en oerhört viktig roll i att försöka skapa en bra arbetsplats, att lyssna och ta sig tid för sina medarbetare. Engagemang i företag är inte en HR-fråga utan snarare en chefsfråga. Alla chefer har dock inte en naturlig fallenhet för att skapa engagemang. Då behöver vi som företag kunna stötta med utbildning för att dessa chefer bättre skall kunna uppmuntra, ge feedback, coacha, utmana och inspirera mm.

Att prata om att de anställda är företagets viktigaste resurs är ju bra men då måste vi också mena det i praktiken. Medarbetare är inte bara resurser (vilka som helst) utan människor som vi behöver ge rätt förutsättningar, utifrån deras egna drivkrafter och person, för att de skall kunna arbeta och utvecklas på ett bra sätt. Att varje individ har tydliga mål är naturligtvis också viktigt för engagemang och framför allt hur dessa är meningsfulla och bidrar till bolagets helhet.

Anställda behöver kunna känna sig betydelsefulla och att deras idéer och tankar tas tillvara och att de får möjlighet att utvecklas. Då behöver vi skapa en kultur och system som lyssnar på sådana idéer och där vi har en tilltro till att folk både kan och vill. Medarbetare vill känna sig delaktiga, sedda och lyssnade på och de förväntar sig att bli konsulterade i frågor som rör dem. Att ha tydligt ansvar och delegerade befogenheter med resurser för att genomföra idéer skapar kraft och engagemang.
Och som sagt, delegering och delaktighet betyder inte att ledningen kan abdikera.

Som Richard Berglund, som doktorerat i ämnet Att skapa engagement, uttryckte sig. "Tvärtom blir den svåra uppgiften att samordna initiativ från ”botten” och driva på från ”toppen”. Då krävs mycket närvaro, kommunikation och förståelse, och inte minst ”att leva som man lär”

Näst bästa efter att veta något är att veta hur man ska ta reda på det.

Livet är ett evigt lärande och en stor del av det lärande som sker på våra arbetsplatser idag är det informella lärandet - det är till och med det dominerade sättet som anställda lär sig nya saker på. Informellt lärande handlar om allt från kunskap och insikt som fås via coaching och mentorskap till när vi observerar hur andra gör, tar del av bloggar, artiklar, branschtidningar, videoklipp till samtal och diskussioner med andra.

Ett ständigt lärande är något som krävs av oss för att vara framgångsrika i allt från arbetslivet till den privata sfären. Den kunskap och kompetens som vi får via det informella lärandet blir dock ofta osynligt för våra arbetsgivare, då det inte finns några formella diplom, kursintyg eller certifikat. (Utmaningen med att validera informellt lärande diskuteras tom på EU nivå, just med tanke på att det är en viktig del av allt lärande som sker idag). Så hur kan vi göra detta mer synligt och än mer användbart i organisationer? Hur kan vi hitta olika sätt som gör att t.ex. kollegor delar med sig av ny kompetens och kunskap på ett enkelt och smart sätt som kommer fler tillgodo?

Några saker som arbetsgivare kan göra är t.ex. att

• aktivt uppmuntra sina medarbetare att dela med sig av ny kompetens genom att t.ex. skapa egna wikis, anslagstavlor, sociala nätverk och bloggar mm där kunskap lätt kan delas med andra. Dessutom kan denna information sedan bli lätt sökbar för andra inom företaget som vid ett senare tillfälle har behov av den.
• ha formella eller mer informella sätta att lära av varandra genom tex mentorskap (se även tidigare blogginlägg om omvänd mentoring för att utnyttja hela organisationens kompetens).
• se vilken information och kunskap som eftersöks bland bolagets medarbetare och på det sättet få ett bra underlag för att utveckla och finjustera mer anpassad och efterfrågad formell utbildning/träning i företagen.

Att lära sig nya saker är något vi väljer, oavsett om det sker genom en formell utbildning/träning eller via informellt lärande. Eftersom ett ständigt lärande är en förutsättning för att företag ska fortsätta utvecklas behöver vi hitta olika sätt att ta tillvara på den fantastiska kraft och engagemang som finns i allt det lärande som sker ”vid sidan om”.

En arbetsgivare som tar tillvara på detta kommer ligga i framkant – både genom att kunna bygga på denna kunskap och detta engagemang men också genom att uppfattas som en attraktiv och lyhörd

Varför har vi inte fler möten? Hur ofta har du hört någon säga det? Gissningsvis inte så ofta. Vanligare är nog att människor är frustrerade över att de inte har tid att gå på alla möten – de måste ju hinna med att jobba!

Tänk om vi istället skulle känna att våra möten var något som drev verksamheten framåt och som vi tyckte ökade vår konkurrenskraft. Tänk om vi kunde säkerställa att varje möte gav ett mervärde och att alla som var med på ett möte verkligen visste varför de var där, vad de vill ha ut av mötet och vad de kunde bidra med.

Olika undersökningar visar på att chefer i genomsnitt använder en tredjedel av sin tid att leda eller delta i olika möten. En majoritet av tillfrågade chefer tyckte att många möten saknar ett tydligt syfte och mål samt att alltför många av de som deltog inte var tillräckligt förberedda. I en undersökning sa runt 40 % att de tyckte att mötena dessutom drog ut på tiden. När vi pratar med våra kontakter så verkar det dessutom inte ha blivit bättre efter pandemin.

Jobbar vi hop med andra behöver vi ha möten. Det är ett fantastiskt sätt att t.ex. få ut information i organisationen, fatta nödvändiga beslut och få en möjlighet att diskutera lösningar och viktiga saker för verksamheten och organisationen.
Så vad behöver vi göra, framför allt som mötesledare, för att få till ett bra möte? Ett möte sker ju både innan, under och efter själva mötet, så förutom att lägga mer tid på bra förberedelser själv, finns det vissa enkla saker att få på plats

• Ha ett tydligt uttalat syfte och mål med mötet (även om det händer varje vecka.
• Ha en tydlig och kommunicerad agenda och se till att alla veta vad varje punkt har för syfte och håll tiden för varje punkt.

• Var noga med vilka som behöver vara med på mötet och hur de skall vara förberedda
• Sammanfatta, kommunicera och dokumentera vad och vem som skall göra något och till när

• Följa upp beslut och aktiviteter så att varje möte utvecklar saker framåt
• Utvärdera vad som fungerar bra med mötet och vad som kan fungera bättre (vad kostar egentligen mötet – har vi fått valuta för pengarna?).

Även fast dessa punkter kan kännas självklara så är det många gånger det grundläggande sakerna som sakta men säkert fallerar. Dessutom, för att ha effektiva möten behöver vi se till att tekniken fungerar innan mötet, att mötet börjar på tid och slutar i tid (så att folk också hinner till nästa möte).

Många möten blir stora och långa trots att delar av innehållet inte berör alla. Ha hellre kortare möten med rätt personer, så att alla vill och kan vara engagerade, lyssna och delta aktivt under hela mötet. Våga även utmana formen för mötet – gagnas syftet bättre av att ha det i en annan form, på annan plats, startas annorlunda, ha det stående eller gående - prova det. Alla idéer är välkomna bara de gagnar syftet att få mötet både effektivt, kreativt, inspirerande och givande.

Möten skall vara något vi ser fram emot! Så fram för fler BRA möten!

Länge har vi pratat om att jobba mer på distans men när Covid-19 dök upp blev det plötsligt en verklighet för oss alla, ibland utan att vi hann tänka till om hur vi skulle göra detta på ett effektivt och bra sätt. 

Att leda sina medarbetare på distans innebär vissa utmaningar. Som chef har du inte dina medarbetare i närheten och träffar dem inte informellt vid kaffemaskinen vilket gör att du har inte samma möjlighet att uppfatta vad som kan vara på gång och se vilket stöd dina medarbetare kan behöva.

Så vad behöver du tänka på när du nu har ditt team utspritt?

Tillit och förtroende. 
För att effektivt arbeta och leda på distans krävs tillit och förtroende någon som byggs över tid via interaktion, rättvisa och hållna löften. Med tillit förbättras samarbetet.

Tydlig kommunikation.
När vi kommunicerar vi digitala verktyg finns större risk för missförstånd. Se till att checka av att din information går fram som du tänkt dig.

Sätt upp mål, var tydlig med förväntningar och följ upp.
Tydlighet och struktur blir än viktigare när vi inte ses regelbundet. Tydliga individuella mål ger medarbetare möjlighet att planera och prioritera sitt arbete - någon som blir viktigare när folk sitter hemma på sin egen kammare och självständigt måste ta ansvar för sitt arbete.

Uppföljning och feedback
Detta är andra komponenter som hjälper dina medarbetare att veta att de är på rätt väg, veta var det kan finnas potentialla utmaningar och vilket stöd du bäst kan ge till dina medarbetare.

Var närvarande och tillgänglig. 
SJälvklart behöver du inte vara tillgänglig hela tiden med var tydlig med hur du bäst kan nås och sätt gärna av tid när det är lättast att nå dig. 

Planera in gemensamma teammöten och bygg teamkänsla. 
Med ditt team kan du båda ha fikamöten bara för att checka in och se hur alla mår. Se dock till att dina bokade teammöten blir meningsfulla så se till att ha en tydlig struktur för dessa möten. Ostrukturerade digitala möten riskerar att bli ineffektiva, röriga och frustrerande. 

Planera in löpande individuella möten 
Se till att regelbundet ha individuella möten med alla dina medarbetare, så att du kan fånga upp vad som är på gång, uppföljning liksom vilket stöd som kan behövas.

Beslutsfattande med delaktighet.
När vi inte arbetar nära varandra finns det risk att medarbetare inte känner sig delaktiga i beslut, då man inte är med i diskussionerna. Se till att medarbetare kan få beslutsunderlag att gå igenom liksom använda gemensamma möten för att diskutera detta.

Rättvisa betraktas av de flesta av oss som en grundläggande rättighet och som chefer och arbetsgivare försöker vi sträva efter att behandla alla rättvist. Upplever sig medarbetare orättvist behandlade på sin arbetsplats så minskar engagemang och motivation enligt forskningen

Dock finns det en risk att man sätter likhetstecken mellan att behandla alla lika med att behandla folk rättvist. Rättvisa innebär inte att man skall behandla alla lika utan att man istället t.ex. skall ge alla lika bra förutsättningar för att lyckas. Samma sak med belöning – det handlar inte om att belöna alla lika men att processen måste vara rättvis. Förvänta dig dessutom inte att folk i din omgivning uppskattar samma belöning som du gör.

Som chef behöver du därför:

• Fundera över vad som driver och motiverar varje enskild person du har ditt team.
• Våga gå emot en medfödd strävan att behandla alla lika och ta för givet att det därmed är rättvist.

Så vad kan du göra?

• Ta dig tid att se varje individ. Du är med all sannolikhet ingen tankeläsare, så säkerställ att du ställer frågor och verkligen lyssnar till dina medarbetare så att du kan skapa dig en verklig bild över hur han eller hon vill bli stöttad, utmanad, belönad, få feedback etc.
• Genom att coacha dina medarbetare kan du också få en förståelse för hur du på bästa sätt kan stötta varje enskild individ i ditt team, vilket ökar chanserna till att du kan skapa goda förutsättningar för ökat engagemang, motivation och prestation.

Så våga behandla dina medarbetare olika – just för att vara rättvis!

Att ha ambitionen att alltid vilja göra mer eller bättre är en bra och stark drivkraft. Men att aldrig vara bättre än sitt senaste framträdande eller inlämnandet av sin senast uppgift kan vara både frustrerande och ta väldigt mycket energi. Dessutom verkar det som om alldeles för många av oss inte hinna eller tar oss tid att fira och glädjas över det som har åstadkommits.

Det är viktigt att veta när man måste prestera på topp. Men i kombination med detta behöver vi också veta och förstå när det räcker med ett ok resultat eller prestation dvs när det räcker med ”good is good enough”. Detta betyder inte att det skall vara dåligt men vi behöver inte lägga samma energi och kraft på dessa uppgifter. Så vikten av att kunna prioritera och även veta vad som verkligen förväntas av oss blir därmed väldigt viktigt för att både lägga energi på rätt sak men också för att inte bränna ljuset i båda ändar.

Som medarbetare behöver jag verkligen veta och förstå vad som förväntas av mig – när och hur. Om jag inte vet det eller känner mig stressad eller frustrerad behöver jag fråga eller be om hjälpa och göra det i tid så att min ambition och kraft används på bästa sätt. Just att tydligt kunna förklara förväntningar och stötta när medarbetare behöver hjälp med prioriteringar är viktiga uppgifter för oss som chefer.

Löpande feedback är också en viktig komponent för att hantera ambition och energi. Alldeles för många som vi på 4Focus träffar berättar för oss att de, i det dagliga arbetet, får väldigt lite feedback – både om sådant som går bra liksom om sådant som skulle ha kunna göras annorlunda eller behöver göras bättre. Chefer behöver generellt bli bättre på att ge feedback – både för att utveckla och växa sina medarbetare men också för att ge just verktygen som visar hur jag som medarbetare kan använda min energi och kraft på bästa och mest effektiva sätt. Lägg sedan till god förmåga att ställa frågor och lyssna till vad medarbetarna behöver gör oss också till bättre chefer (speciellt som de flesta av oss är dåliga tankeläsare) och då kan vi hjälpa och utveckla varje medarbetare på allra bästa sätt .

Känslan att aldrig vara nöjd och alltid vilja mer kan leda till mycket frustration men det är också en fantastisk drivkraft. Så vi behöver hitta en mellanväg. Genom att hitta ett sund förhållningssätt och be om hjälp om vi behöver kan vi använda vår ambition, energi och kraft på ett effektivt sätt samtidigt som  vi ser till att vi kan glädjas och fira segrarna på vägen.