Ett flertal internationella studier visar på att en av de mest prioriterade frågorna för ledare är att se till att ha engagerade medarbetare. Så om detta är så viktigt, hur kan vi skapa engagemang? Några saker man kan tänkta på är följande:

För det första - i en företagsvärld där det ständigt sker förändringar och omstruktureringar krävs stabilitet i vision, värderingar, inriktning och principer – det som driver företaget. Engagemang är ju något som byggs långsiktigt men som snabbt kan förstöras. När det blåser behöver vissa saker fortfarande förbli stabila.

”Trivs jag med min chef så trivs jag på jobbet!” Som ledare är det viktigt att få sina medarbetare att känna sig viktiga och framgångsrika. Det sägs ofta att människor söker sig till företag men lämnar chefer. Chefer har en oerhört viktig roll i att försöka skapa en bra arbetsplats, att lyssna och ta sig tid för sina medarbetare. Engagemang i företag är inte en HR-fråga utan snarare en chefsfråga. Alla chefer har dock inte en naturlig fallenhet för att skapa engagemang. Då behöver vi som företag kunna stötta med utbildning för att dessa chefer bättre skall kunna uppmuntra, ge feedback, coacha, utmana och inspirera mm.

Att prata om att de anställda är företagets viktigaste resurs är ju bra men då måste vi också mena det i praktiken. Medarbetare är inte bara resurser (vilka som helst) utan människor som vi behöver ge rätt förutsättningar, utifrån deras egna drivkrafter och person, för att de skall kunna arbeta och utvecklas på ett bra sätt. Att varje individ har tydliga mål är naturligtvis också viktigt för engagemang och framför allt hur dessa är meningsfulla och bidrar till bolagets helhet.

Anställda behöver kunna känna sig betydelsefulla och att deras idéer och tankar tas tillvara och att de får möjlighet att utvecklas. Då behöver vi skapa en kultur och system som lyssnar på sådana idéer och där vi har en tilltro till att folk både kan och vill. Medarbetare vill känna sig delaktiga, sedda och lyssnade på och de förväntar sig att bli konsulterade i frågor som rör dem. Att ha tydligt ansvar och delegerade befogenheter med resurser för att genomföra idéer skapar kraft och engagemang.
Och som sagt, delegering och delaktighet betyder inte att ledningen kan abdikera.

Som Richard Berglund, som doktorerat i ämnet Att skapa engagement, uttryckte sig. "Tvärtom blir den svåra uppgiften att samordna initiativ från ”botten” och driva på från ”toppen”. Då krävs mycket närvaro, kommunikation och förståelse, och inte minst ”att leva som man lär”

Näst bästa efter att veta något är att veta hur man ska ta reda på det.

Livet är ett evigt lärande och en stor del av det lärande som sker på våra arbetsplatser idag är det informella lärandet - det är till och med det dominerade sättet som anställda lär sig nya saker på. Informellt lärande handlar om allt från kunskap och insikt som fås via coaching och mentorskap till när vi observerar hur andra gör, tar del av bloggar, artiklar, branschtidningar, videoklipp till samtal och diskussioner med andra.

Ett ständigt lärande är något som krävs av oss för att vara framgångsrika i allt från arbetslivet till den privata sfären. Den kunskap och kompetens som vi får via det informella lärandet blir dock ofta osynligt för våra arbetsgivare, då det inte finns några formella diplom, kursintyg eller certifikat. (Utmaningen med att validera informellt lärande diskuteras tom på EU nivå, just med tanke på att det är en viktig del av allt lärande som sker idag). Så hur kan vi göra detta mer synligt och än mer användbart i organisationer? Hur kan vi hitta olika sätt som gör att t.ex. kollegor delar med sig av ny kompetens och kunskap på ett enkelt och smart sätt som kommer fler tillgodo?

Några saker som arbetsgivare kan göra är t.ex. att

• aktivt uppmuntra sina medarbetare att dela med sig av ny kompetens genom att t.ex. skapa egna wikis, anslagstavlor, sociala nätverk och bloggar mm där kunskap lätt kan delas med andra. Dessutom kan denna information sedan bli lätt sökbar för andra inom företaget som vid ett senare tillfälle har behov av den.
• ha formella eller mer informella sätta att lära av varandra genom tex mentorskap (se även tidigare blogginlägg om omvänd mentoring för att utnyttja hela organisationens kompetens).
• se vilken information och kunskap som eftersöks bland bolagets medarbetare och på det sättet få ett bra underlag för att utveckla och finjustera mer anpassad och efterfrågad formell utbildning/träning i företagen.

Att lära sig nya saker är något vi väljer, oavsett om det sker genom en formell utbildning/träning eller via informellt lärande. Eftersom ett ständigt lärande är en förutsättning för att företag ska fortsätta utvecklas behöver vi hitta olika sätt att ta tillvara på den fantastiska kraft och engagemang som finns i allt det lärande som sker ”vid sidan om”.

En arbetsgivare som tar tillvara på detta kommer ligga i framkant – både genom att kunna bygga på denna kunskap och detta engagemang men också genom att uppfattas som en attraktiv och lyhörd

Varför har vi inte fler möten? Hur ofta har du hört någon säga det? Gissningsvis inte så ofta. Vanligare är nog att människor är frustrerade över att de inte har tid att gå på alla möten – de måste ju hinna med att jobba!

Tänk om vi istället skulle känna att våra möten var något som drev verksamheten framåt och som vi tyckte ökade vår konkurrenskraft. Tänk om vi kunde säkerställa att varje möte gav ett mervärde och att alla som var med på ett möte verkligen visste varför de var där, vad de vill ha ut av mötet och vad de kunde bidra med.

Olika undersökningar visar på att chefer i genomsnitt använder en tredjedel av sin tid att leda eller delta i olika möten. En majoritet av tillfrågade chefer tyckte att många möten saknar ett tydligt syfte och mål samt att alltför många av de som deltog inte var tillräckligt förberedda. I en undersökning sa runt 40 % att de tyckte att mötena dessutom drog ut på tiden. När vi pratar med våra kontakter så verkar det dessutom inte ha blivit bättre efter pandemin.

Jobbar vi hop med andra behöver vi ha möten. Det är ett fantastiskt sätt att t.ex. få ut information i organisationen, fatta nödvändiga beslut och få en möjlighet att diskutera lösningar och viktiga saker för verksamheten och organisationen.
Så vad behöver vi göra, framför allt som mötesledare, för att få till ett bra möte? Ett möte sker ju både innan, under och efter själva mötet, så förutom att lägga mer tid på bra förberedelser själv, finns det vissa enkla saker att få på plats

• Ha ett tydligt uttalat syfte och mål med mötet (även om det händer varje vecka.
• Ha en tydlig och kommunicerad agenda och se till att alla veta vad varje punkt har för syfte och håll tiden för varje punkt.

• Var noga med vilka som behöver vara med på mötet och hur de skall vara förberedda
• Sammanfatta, kommunicera och dokumentera vad och vem som skall göra något och till när

• Följa upp beslut och aktiviteter så att varje möte utvecklar saker framåt
• Utvärdera vad som fungerar bra med mötet och vad som kan fungera bättre (vad kostar egentligen mötet – har vi fått valuta för pengarna?).

Även fast dessa punkter kan kännas självklara så är det många gånger det grundläggande sakerna som sakta men säkert fallerar. Dessutom, för att ha effektiva möten behöver vi se till att tekniken fungerar innan mötet, att mötet börjar på tid och slutar i tid (så att folk också hinner till nästa möte).

Många möten blir stora och långa trots att delar av innehållet inte berör alla. Ha hellre kortare möten med rätt personer, så att alla vill och kan vara engagerade, lyssna och delta aktivt under hela mötet. Våga även utmana formen för mötet – gagnas syftet bättre av att ha det i en annan form, på annan plats, startas annorlunda, ha det stående eller gående - prova det. Alla idéer är välkomna bara de gagnar syftet att få mötet både effektivt, kreativt, inspirerande och givande.

Möten skall vara något vi ser fram emot! Så fram för fler BRA möten!

Länge har vi pratat om att jobba mer på distans men när Covid-19 dök upp blev det plötsligt en verklighet för oss alla, ibland utan att vi hann tänka till om hur vi skulle göra detta på ett effektivt och bra sätt. 

Att leda sina medarbetare på distans innebär vissa utmaningar. Som chef har du inte dina medarbetare i närheten och träffar dem inte informellt vid kaffemaskinen vilket gör att du har inte samma möjlighet att uppfatta vad som kan vara på gång och se vilket stöd dina medarbetare kan behöva.

Så vad behöver du tänka på när du nu har ditt team utspritt?

Tillit och förtroende. 
För att effektivt arbeta och leda på distans krävs tillit och förtroende någon som byggs över tid via interaktion, rättvisa och hållna löften. Med tillit förbättras samarbetet.

Tydlig kommunikation.
När vi kommunicerar vi digitala verktyg finns större risk för missförstånd. Se till att checka av att din information går fram som du tänkt dig.

Sätt upp mål, var tydlig med förväntningar och följ upp.
Tydlighet och struktur blir än viktigare när vi inte ses regelbundet. Tydliga individuella mål ger medarbetare möjlighet att planera och prioritera sitt arbete - någon som blir viktigare när folk sitter hemma på sin egen kammare och självständigt måste ta ansvar för sitt arbete.

Uppföljning och feedback
Detta är andra komponenter som hjälper dina medarbetare att veta att de är på rätt väg, veta var det kan finnas potentialla utmaningar och vilket stöd du bäst kan ge till dina medarbetare.

Var närvarande och tillgänglig. 
SJälvklart behöver du inte vara tillgänglig hela tiden med var tydlig med hur du bäst kan nås och sätt gärna av tid när det är lättast att nå dig. 

Planera in gemensamma teammöten och bygg teamkänsla. 
Med ditt team kan du båda ha fikamöten bara för att checka in och se hur alla mår. Se dock till att dina bokade teammöten blir meningsfulla så se till att ha en tydlig struktur för dessa möten. Ostrukturerade digitala möten riskerar att bli ineffektiva, röriga och frustrerande. 

Planera in löpande individuella möten 
Se till att regelbundet ha individuella möten med alla dina medarbetare, så att du kan fånga upp vad som är på gång, uppföljning liksom vilket stöd som kan behövas.

Beslutsfattande med delaktighet.
När vi inte arbetar nära varandra finns det risk att medarbetare inte känner sig delaktiga i beslut, då man inte är med i diskussionerna. Se till att medarbetare kan få beslutsunderlag att gå igenom liksom använda gemensamma möten för att diskutera detta.

Rättvisa betraktas av de flesta av oss som en grundläggande rättighet och som chefer och arbetsgivare försöker vi sträva efter att behandla alla rättvist. Upplever sig medarbetare orättvist behandlade på sin arbetsplats så minskar engagemang och motivation enligt forskningen

Dock finns det en risk att man sätter likhetstecken mellan att behandla alla lika med att behandla folk rättvist. Rättvisa innebär inte att man skall behandla alla lika utan att man istället t.ex. skall ge alla lika bra förutsättningar för att lyckas. Samma sak med belöning – det handlar inte om att belöna alla lika men att processen måste vara rättvis. Förvänta dig dessutom inte att folk i din omgivning uppskattar samma belöning som du gör.

Som chef behöver du därför:

• Fundera över vad som driver och motiverar varje enskild person du har ditt team.
• Våga gå emot en medfödd strävan att behandla alla lika och ta för givet att det därmed är rättvist.

Så vad kan du göra?

• Ta dig tid att se varje individ. Du är med all sannolikhet ingen tankeläsare, så säkerställ att du ställer frågor och verkligen lyssnar till dina medarbetare så att du kan skapa dig en verklig bild över hur han eller hon vill bli stöttad, utmanad, belönad, få feedback etc.
• Genom att coacha dina medarbetare kan du också få en förståelse för hur du på bästa sätt kan stötta varje enskild individ i ditt team, vilket ökar chanserna till att du kan skapa goda förutsättningar för ökat engagemang, motivation och prestation.

Så våga behandla dina medarbetare olika – just för att vara rättvis!

Att ha ambitionen att alltid vilja göra mer eller bättre är en bra och stark drivkraft. Men att aldrig vara bättre än sitt senaste framträdande eller inlämnandet av sin senast uppgift kan vara både frustrerande och ta väldigt mycket energi. Dessutom verkar det som om alldeles för många av oss inte hinna eller tar oss tid att fira och glädjas över det som har åstadkommits.

Det är viktigt att veta när man måste prestera på topp. Men i kombination med detta behöver vi också veta och förstå när det räcker med ett ok resultat eller prestation dvs när det räcker med ”good is good enough”. Detta betyder inte att det skall vara dåligt men vi behöver inte lägga samma energi och kraft på dessa uppgifter. Så vikten av att kunna prioritera och även veta vad som verkligen förväntas av oss blir därmed väldigt viktigt för att både lägga energi på rätt sak men också för att inte bränna ljuset i båda ändar.

Som medarbetare behöver jag verkligen veta och förstå vad som förväntas av mig – när och hur. Om jag inte vet det eller känner mig stressad eller frustrerad behöver jag fråga eller be om hjälpa och göra det i tid så att min ambition och kraft används på bästa sätt. Just att tydligt kunna förklara förväntningar och stötta när medarbetare behöver hjälp med prioriteringar är viktiga uppgifter för oss som chefer.

Löpande feedback är också en viktig komponent för att hantera ambition och energi. Alldeles för många som vi på 4Focus träffar berättar för oss att de, i det dagliga arbetet, får väldigt lite feedback – både om sådant som går bra liksom om sådant som skulle ha kunna göras annorlunda eller behöver göras bättre. Chefer behöver generellt bli bättre på att ge feedback – både för att utveckla och växa sina medarbetare men också för att ge just verktygen som visar hur jag som medarbetare kan använda min energi och kraft på bästa och mest effektiva sätt. Lägg sedan till god förmåga att ställa frågor och lyssna till vad medarbetarna behöver gör oss också till bättre chefer (speciellt som de flesta av oss är dåliga tankeläsare) och då kan vi hjälpa och utveckla varje medarbetare på allra bästa sätt .

Känslan att aldrig vara nöjd och alltid vilja mer kan leda till mycket frustration men det är också en fantastisk drivkraft. Så vi behöver hitta en mellanväg. Genom att hitta ett sund förhållningssätt och be om hjälp om vi behöver kan vi använda vår ambition, energi och kraft på ett effektivt sätt samtidigt som  vi ser till att vi kan glädjas och fira segrarna på vägen.

Det tar ju så lång tid att förklara så det är lika bra att jag gör uppgiften själv? Känns känslan igen?! Att delegera är inte bara ett jobb i sig men en nödvändighet för chefer.

Effektiv delegering handlar mycket om att kunna hantera både risk och kontroll:

Att hantera kontroll handlar om att vara tydlig med vad du delegerar (det skall inte råda några tvivel om vad som skall göras och vilka förväntningar du har). Se också till att delegera i god tid och följa upp (så att det faktiskt spelar någon roll vad du har delegerat).

Att hantera risk handlar om att veta och vara tydlig med när en uppgift skall vara klar (när, hur och till vem uppgiften skall levereras samt ha ett avslutningsmöte/punkt för att checka av att uppgiften är klar). Se också till att delegera hela uppgiften och håll fingrarna borta. Finns gärna tillhands men låt dina medarbetare få fulla ansvaret att hantera det du har delegerat.

Det finns naturligtvis olika fallgropar när man delegerar, som att tex vara otydlig, bara delegera till samma personer, inte följa upp eller vara där och peta för mycket. Det du delegerar måste också vara viktigt för dig, så att du verkligen bryr dig om resultatet.

Delegering ger dig som chef en chans att använda din egen tid mer effektivt, samtidigt som du ger dina medarbetare både förtroende och chans till utveckling. Fantastiska lösningar kan dessutom komma fram som ett resultat av din delegering!

Så även fast det kan kännas som om det går fortare att göra saken själv - se till att delegera för din, dina medarbetares och organisationens skull!

Även fast företags framgång inte sällan är beroende av framåttänkande och innovativa medarbetare, visar det sig att chefer inte alltid stöttar dessa medarbetare optimalt.

Orsaken kan vara allt ifrån tidsbrist, okunskap, rädsla till att det helt enkelt inte finns någon process eller sätt att ta tillvara dessa idéer på. Företag behöver dock främja en kultur där kreativa medarbetare, runt om i hela organisationen, kan och har möjlighet att komma upp med nya tankar, idéer och lösningar som kan fortsätta att utveckla och driva företaget framåt.

Så vad kan du som chef bland annat göra?

• Ge dina medarbetare utmanande uppgifter som utmanar deras tänkande. Ambitiösa mål leder ofta till fantastiska lösningar och idéer.
• Uppmuntra dina medarbetare att även lära sig saker som ligger utanför deras komfortzon/område.
• Coacha dina medarbetare så att de får ditt förtroende att komma upp med egna lösningar och idéer.
• Se till att dina medarbetare skriver ner sina idéer och lösningar regelbundet för att sedan ha med dem i diskussioner med dig som chef.
• Se till att det finns tid att ”tänka” – vissa företag ser t.o.m. till att det finns en dag då och då planerad för att just tänka utanför boxen (jobbrelaterat men inte för strukturerat).
• Uppmärksamma de mest innovative och kreativa medarbetarna regelbundet.

Så fram för kreativa lösningar och idéer – både för att det är roligt och givande men lika mycket för att våra företagets framgång är beroende av dem!

Modiga chefer och modiga organisationer kan göra verklig skillnad för att nå de mål och strategier som vi har satt upp. Att se utanför ramen, att fatta de nödvändiga besluten, att växa och utveckla människorna i organisationen och skapa ett öppet klimat är bara några av de saker som man kan se i modiga organisationer.

Så vad är mod? En definition är att göra saker även fast det kan vara impopulärt eller resultera i negativa konsekvenser för någon part. Det kan vara att visa beslutsamhet, tillit och uthållighet även i svåra situationer. Ibland är mod att våga övervinna sin rädsla.

I en rädd organisation ser man ofta chefer som inte fattar beslut (eller fattar obegripliga beslut) eller som har ett stort kontrollbehov ända ner till minsta detalj. I dessa organisationer saknas det ofta en öppen och ärlig dialog och utan tillit blir också delaktigheten låg. Det finns en underliggande rädsla att sticka ut eller att göra fel. Allt detta påverkar förmågan eller grogrunden för öppenhet, innovation och utveckling i organisationen. Rädslan kan ”sitta i väggarna” dvs i kulturen men naturligtvis också påverkas eller skapas av de ledare som finns i organisationen.

Modiga ledare vågar ta beslut och vågar ta ställning. De vågar vara ärliga, har tillit till andra och vågar därmed också släppa kontrollen och tro att andra kan komma med lösningar samt kan komma med andra perspektiv. De lyssnar, följer upp och ger feedback så att de runt omkring dem kan växa samt veta vad som förväntas av dem. Naturligtvis har dessa ledare även god självinsikt, känner igen sina egna ursäkter och vet när de behöver stöd från andra. Reflektion och eftertanke ingår också. Allt detta för att kunna vara modig och göra det som behövs.

Att stanna kvar i komfortzonen är bekvämt. Att tänka och göra det vi alltid har gjort, även om vi jobbar ack så hårt, gör att vi riskerar stagnation och varken organisationen eller människorna i den utvecklas i den takt som behövs.
Och visst kan man lära sig mod. Man behöver bli medveten om och känna igen sina rädslor och veta vad man har en tendens att undvika. Man måste bestämma sig för att inte backa undan utan göra det man skall trots att det inte känns bekvämt eller behagligt. När man har en god medvetenhetsgrad är det också lättare att hitta effektiva sätt och stöd för att se till att göra eller vara det som situationen kräver – både i med- och motvind.

 Vill man övervinna hinder så är det bra att ta små steg och kanske inte börja med det som är svårast. Mod är en muskel som måste tränas upp och den behöver kontinuerlig träning. För är det något vi behöver så är det modiga organisationer och modiga chefer. De gör stor skillnad i stort som smått.

De flesta av oss har mött dem, eller hur?! De där personerna som alltid verkar hitta något som är fel eller ifrågasätter och kritiserar allt. När beslutet mer eller mindre redan är fattat eller projektet redan kommit igång, då börjar de ifrågasätta och så måste man börja om igen. Så frustrerande! Kan de inte bara vara tysta! Om du känner så är du inte ensam.

När någon är EMOT så framkallar det en rad olika reaktioner hos många av oss - alltifrån känslan av frustration eller ilska för att det kommer att ta längre tid, fokus hamnar på fel sak, en obehagskänsla pga risken att det leder till en oönskad konflikt till känslan av att man själv blir personligt kritiserad eller påhoppad.

Men är det verkligen alltid dåligt med en ”nejsägare”? Självklart inte! Studier visar tom att det kan krävas viss motsättning i en grupp för att den ska vara framgångsrik, produktiv och fatta väl genomtänkta beslut.

Ok, visst finns det också destruktiva nejsägare – de som alltid klagar på idéer utan att själv komma upp med några konstruktiva idéer. De vars kommentarer blir destruktiva, sårande, energidränerande och motivationsdödande. En sak är säker - du kommer aldrig kunna ändra deras personlighet men däremot kan du ge dem feedback på deras beteende.

• Lyssna!!! Bara för att de ofta är negativa skippa inte med automatik att lyssna på dem. Denna gång kan deras reaktion eller kommentar faktiskt vara vettig och viktig. Dessutom finns det risk att hen, om hen känner sig ignorerad, bara blir än mer påstridig. Men, om kommentaren eller synpunkten tar tex ett möte ut på villospår (dvs inte alls har med agendan att göra eller inte leder diskussionen framåt) kan du vänligt påpeka att det inte hör hemma här och nu. Däremot kan hen skriva ner synpunkterna och skicka dem till dig/ta upp dem med dig vid ett senare tillfälle.
• Utmana hen att hitta något alternativ som skulle kunna fungera istället för att bara säga nej.
• Ta det inte personligen. Har du en destruktiv nejsägare i ditt team så är hen i regel negativ mot allt! Reagerar du då genom att känna dig personligen påhoppad finns risk att situationen faktiskt blir värre och att du säger saker som inte är helt ok eller genomtänkta.
• Ge tydlig och specifik feedback. Viktigt att fokus är på beteende som behöver förändras och inte på personligheten.

MEN - bara för att någon säger emot och det blir jobbigt, missta inte alla som ifrågasätter någonting för att vara destruktiva nejsägare. Det finns en oerhörd kraft och engagemang hos dem som tycker och tänkte. För att ta tillvara denna kraft och inte se den som hotfull behöver vi tex:

• Uppmuntra alla i teamet att dela med sig av sina synpunkter även de kritiska.
• Se till att varje åsikt får en chans. Det är lätt att reagera med försvar när man känner sig eller sin idé ifrågasatt. Lyssna, förstå och utvärdera.
• Visa uppskattning till den som kommer med avvikande åsikter, likväl med dem som kommer med åsikter som överensstämmer med de övriga.

Skapa en kultur där man kan ifrågasätta, diskutera och utvärdera. Att ha en kultur där man faktiskt får säga nej, komma med en avvikande åsikt men på ett konstruktivt sätt. Att ha på sig en annan ”hatt” – att tex be var och en att komma med en avvikande synpunkt kan vara en bra övning för att belysa en sak från fler perspektiv. Att helt enkelt se dessa kommentarer som utveckling och kvalitetssäkring istället för hinder och jobbiga.

Var också medveten om ditt egna beteende, speciellt om du är chef. Det är lätt att säga att vi inte bara vill ha ja-sägare runt omkring oss men det kan kännas ganska skönt och bekvämt. Om du som ledare visar ditt missnöje, verbalt eller non verbalt, när folk ifrågasätter eller tycker annorlunda så talar du om för folk vad som på riktigt gäller och uppskattas.

Så fram för många olika åsikter och tankar, även de som inte är så bekväma eller lätta. Det är på det sättet vi kan hitta smarta, effektiva och framgångsrika lösningar.