Ska vi inte ha fler möten...

Varför har vi inte fler möten? Hur ofta har du hört någon säga det? Gissningsvis inte så ofta. Vanligare är nog att människor är frustrerade över att de inte har tid att gå på alla möten – de måste ju hinna med att jobba!

Tänk om vi istället skulle känna att våra möten var något som drev verksamheten framåt och som vi tyckte ökade vår konkurrenskraft. Tänk om vi kunde säkerställa att varje möte gav ett mervärde och att alla som var med på ett möte verkligen visste varför de var där, vad de vill ha ut av mötet och vad de kunde bidra med.

Olika undersökningar visar på att chefer i genomsnitt använder en tredjedel av sin tid att leda eller delta i olika möten. En majoritet av tillfrågade chefer tyckte att många möten saknar ett tydligt syfte och mål samt att alltför många av de som deltog inte var tillräckligt förberedda. I en undersökning sa runt 40 % att de tyckte att mötena dessutom drog ut på tiden. När vi pratar med våra kontakter så verkar det dessutom inte ha blivit bättre efter pandemin.

Jobbar vi hop med andra behöver vi ha möten. Det är ett fantastiskt sätt att t.ex. få ut information i organisationen, fatta nödvändiga beslut och få en möjlighet att diskutera lösningar och viktiga saker för verksamheten och organisationen.
Så vad behöver vi göra, framför allt som mötesledare, för att få till ett bra möte? Ett möte sker ju både innan, under och efter själva mötet, så förutom att lägga mer tid på bra förberedelser själv, finns det vissa enkla saker att få på plats

• Ha ett tydligt uttalat syfte och mål med mötet (även om det händer varje vecka.
• Ha en tydlig och kommunicerad agenda och se till att alla veta vad varje punkt har för syfte och håll tiden för varje punkt.

• Var noga med vilka som behöver vara med på mötet och hur de skall vara förberedda
• Sammanfatta, kommunicera och dokumentera vad och vem som skall göra något och till när

• Följa upp beslut och aktiviteter så att varje möte utvecklar saker framåt
• Utvärdera vad som fungerar bra med mötet och vad som kan fungera bättre (vad kostar egentligen mötet – har vi fått valuta för pengarna?).

Även fast dessa punkter kan kännas självklara så är det många gånger det grundläggande sakerna som sakta men säkert fallerar. Dessutom, för att ha effektiva möten behöver vi se till att tekniken fungerar innan mötet, att mötet börjar på tid och slutar i tid (så att folk också hinner till nästa möte).

Många möten blir stora och långa trots att delar av innehållet inte berör alla. Ha hellre kortare möten med rätt personer, så att alla vill och kan vara engagerade, lyssna och delta aktivt under hela mötet. Våga även utmana formen för mötet – gagnas syftet bättre av att ha det i en annan form, på annan plats, startas annorlunda, ha det stående eller gående - prova det. Alla idéer är välkomna bara de gagnar syftet att få mötet både effektivt, kreativt, inspirerande och givande.

Möten skall vara något vi ser fram emot! Så fram för fler BRA möten!