Skillnaden mellan ett ineffektivt team och ett effektivt kan vara enormt stor. Har du någon gång varit med i det ena eller andra så vet du.

Men vad är det riktigt bra team gör för att bli bra och fortsätta vara det?

Här är 10 saker de fokuserar på.

1. Mål: tydliga, klara och förstådda av samtliga medlemmar i teamet.
2. Roller:  roller tydliga och 1D0-51B accepterade, rollen matchar kompetensen och ansvaret.
3. Öppenhet och förtroende: ledaren skapar en miljö där alla blir sedda och känner sig trygga.
4. Ledarskapet: anpassas till den fas som gruppen befinner sig i. I början mer styrande, senare mer delegerande.
5. Kommunikation och feedback: teamet låter alla komma till tals och har tränat på att ge och ta feedback
6. Diskussion, beslutsfattande och planering: det finns processer för beslutsfattande, möten, problemlösning. I diskussioner får allas C4090-451 perspektiv och idéer komma fram
7. Implementering och utvärdering: de beslut som tas följs upp och utvärderas.
8. Normer och individuella skillnader: teamet har satt normer för prestation och kvalitet. Individuella skillnader ses som positivt.
9. Struktur och mötesformer: hur ofta och när man ses, hur stor gruppen ska vara, former för själva mötena. Teamet har konstruktiva effektiva möten som fokusera på rätt sak och där deltagarna är förberedda.
10. Samarbete och konflikthantering: det finns en process för hur konflikter tas om hand. Konflikter är OK men hanteras och går snabbt över.

I en företagsvärld där förutsättningar kan förändras snabbt och vissa delar blir allt mer komplexa finns det behov av att kunna agera snabbt. så, hur kan vi bli mer effektiva och snabbare?

Ett sätt att öka snabbheten kan vara att ha ett plattare ledarskap där en högre grad av självledarskap finns inom hela eller delar av organisationen. Går man hela vägen dvs att dela ut mer eller mindre allt ansvar och ledarskap till medarbetarna i organisationen så kan man börja prata om en holakratisk organisation.

Ordet holakrati kommer från "holon", en term Arthur Koestler myntade i sin bok "The Ghost in the Machine." En holon är en självständig enhet som är en del av en större helhet. Suffixet -krati betyder "styrs av." Följaktligen är en holakrati en organisation som styrs av självständiga grupper, precis som en demokrati (från grekiskans "demos" för vanliga människor) är ett system som styrs av folket.

Ordet har varit på tapeten i några år och det råder delade meningar om det är en fluga eller här för att stanna. Vissa organisationer, främst i USA och Europa,  har infört detta men ofta har det varit mindre eller medelstora organisationer. Den största verkar vara Zappos med sina ca 1500 medarbetare.

Så vad är då holakrati?
I en holakratisk organisationi finns en ledningsstruktur som kännetecknas av att makten fördelas mellan självorganiserande grupper, snarare än av en ledarstruktur byggt på top-down. Målet med en holakrati är att se till att de som är ansvariga för att slutföra arbetet ges befogenhet att bestämma hur det arbetet ska utföras.
För att detta skall kunna vara ett effektivt sätt att jobba på så krävs det att roller, ansvar, befogenheter och förväntningar på alla enskilda i de olika grupperna skall vara klart definierade. Teamen kan förändras, men det finns en klarhet i vem som är ansvarig för vad, vem som fattar beslut och dessutom system för hur man gör ändringar, vilket också då skapar flexibilitet i systemet. Roller definieras utifrån arbetet som skall göras inte utifrån personer. Varje individ kan därmed ha flera roller. Alla medarbetare har möjlighet att ta en ledande roll och göra meningsfulla beslut. Företaget är inte ledarlöst utan alla skall kunna leda sig själva.

Som med allt finns det fördelar och nackdelar …
Fördelar ärtänkta att bland annat få minska byråkratin, minskad internpolitik och att bolaget kan fokusera på vad de behöver göra nu för att växa. Tanken är också att genom att ha ett plattare ledarskap så leder det till ökad effektivitet, flexibilitet, öppenhet, ansvarsskyldighet, anställdas engagemang och innovation.  Andra fördelar som lyfts fram är:

• Att alla får en möjlighet att göra sig hörda, saker kan komma upp till ytan och nya idéer kan föda innovation och förändring
• Att det blir en ökad klarhet gällande syftet av de olika uppgifterna och vem som är ansvariga för dem.
• Att det finns en högre grad av anpassning och förändringsmöjlighet.

Men självklart finns det även utmaningar med att införa holakrati. Kritikerna hävdar att kommunikation mellan grupperna kan bli bristfällig. Vikten av att ha samordnare/länkar mellan teamen blir väldigt viktigt. Andra frågeställningar som kan dyka upp rör tex kompensation/lön. Vilken lön är skälig när man har olika roller? I en holakratisk företagsmiljö har ingen rätt att bestämma över vad någon annan skall göra. Finns det saker som trots allt kan hamnar mellan stolarna?  Vissa ledare kommer också att ha svårt att ge upp sin ”makt” och status.

Andra saker som ibland kommer  upp är;

• För att arbeta i en holakratisk företagsmiljö behöver man vara självständig och självdrivande. Alla trivs inte i den miljön (antingen pga personlighet, kunskapsnivå eller pga den fas man kanske befinner sig i just nu i livet). Rekrytering av rätt profiler som passar i denna typ av organisation blir viktigt, dock utan att göra bolaget alltför likriktat.
• Det kan vara svårt att behålla duktiga medarbetare som vill kunna klättra och bli befordrade. Organisationen innehåller inte befordringsmöjligheter på samma satt som i en traditionell miljö.
• Det kan finnas risk att man inte upptäcker dolda talanger i organisationen.
• Alla skall ta beslut men det kan finnas risk att just svårare beslut/obehagliga beslut inte tas eller tas tillräckligt snabbt.
• Det tar också tid att genomföra och med all sannolikhet kommer det inte vara helt enkelt. Har man som organisation tid och ork att göra det? Eller vad finns det för risker med att inte göra det?

Att vi behöver kunna svara snabbt på förändringar och anpassningar som måste göras är den verkligenhe vi lever i. Kanske kan ett holakratiskt synsätt hjälpa oss att få fler medarbetare att få ta fullt ansvar med rätt befogenheter. Det kanske inte passar för alla företag, det kanske inte passar i hela bolaget men genom att tänka igenom var och när det skulle fungera så kan vi kanske utmana oss själva att tänka annorlunda och hitta sätt som underlättar för oss att bli just snabbare när det behövs.
 

Att få andra att växa, att sätta ihop bra och effektiva team som uppnår uppsatta mål och åstadkommer riktigt bra resultat är viktiga ansvarsområden för dig som ledare. Att leda andra är både rolig och utvecklande men ibland även en utmanade och svår uppgift. Så vad gör då framgångsrika ledare? Gör de alla samma sak? Nej, men enligt en Gallup undersökning så finns det några saker som de faktiskt alla gör.

1. De fokuserar på styrkor – de är medvetna om sina egna styrkor, utvecklar och använder sig av dem. De har också förmåga att se, utveckla och uppskatta sina medarbetares styrkor. Genom att ha fokus och utveckla sina styrkor så kan vi bli riktigt bra på saker.
2. De fokuserar på engagemang – de bygger en kultur som baseras på förtroende och samarbete, de bryr sig om varje individ, får dem att växa och kan förstå och tillgodose vad varje individ behöver. Det finns en fantastisk kraft i ett start engagemang.
3. De fokuserar på resultat – de är tydliga med sina förväntningar och vilka mål som skall uppnås, de mäter och följer upp samt ser även till att ge feedback och coaching regelbundet.

 
Andra studier visar också på att det finns skillnader mellan fantastiska ledare och bra ledare.

• De fokuserar på företagets framgång i mycket större utsträckning än på sin egen framgång. Det finns ett stort mått av ödmjukhet hos dessa ledare.
• De fokuserar på långsiktighet – de inser att ”quick-fix” inte fungerar för att bygga framgång och är därmed beredda att lägga ner ordentligt arbete för att åstadkomma resultat på lång sikt. På vägen dit kan de uppleva både hinder och bakslag men lär sig av dem genom att analysera vad de behöver göra annorlunda. De skyller inte på andra utan funderar på vad de själva kan förbättra.
• De fokuserar på hur de på bästa sätt kan matcha individers kompetens och styrkor med företagets strategier för att bli så konkurrenskraftiga som möjligt.
• De har förmågan att anpassa sitt beteende till sina medarbetare för att skapa bästa möjliga gruppdynamik. En passiv grupp kan t.ex. behöva en mer extrovert ledare medan en mer proaktiv och motiverad grupp kan prestera än bättre med en något mindre extrovert ledare.

Som ledare behöver vi hela tiden utveckla oss, reflektera över våra styrkor och när vi kan behöva söka hjälp. För även fast vi kan göra en hel del saker själva så vet fantastiska ledare också när de behöver be om hjälp och förstår hur de på bästa sätt använder sig av alla i gruppen.
 

Att leda på distans blir allt vanligare i takt med ökad globalisering, individualisering, tekniska möjligheter och synen på arbete (och var det skall göras).
Att ha medarbetare på distans kan t.ex. innebära att ha medarbetare som är spridda geografiskt, jobbar på olika tider på dygnet, jobbar hemifrån, har många resdagar från kontoret osv.

Att leda på distans är både roligt och givande samtidigt som det innebär en hel del utmaningar.  Det ställer definitivt högre krav på kommunikationen, tekniken och framförallt på dig som ledare.

När du som ledare tar på dig en roll där du skall leda medarbetare på distans bör du tänka till vad som krävs av dig och även att du funderar på skillnaderna ifrån det fysiska ledarskapet. Därtill ställer det krav på dig att:

• Vara tydlig när det gäller allt ifrån förväntningar, mål och uppdrag till tidsplaner, uppföljning och återkoppling.
• Ha tydliga riktlinjer om hur kommunikationen skall gå till
• Ha klara och tydliga strukturer gällande allt från möten, information, uppförandekod etc.
• Vara lyhörd och lyssna in och ha sätt för att snabbt hantera problem som kan dyka upp
• Ha en insikt om dina medarbetare (kulturellt liksom utifrån individens behov och förväntningar) och säkerställa att du inte ”glömmer någon”.

Många av dessa ”krav” skiljer sig egentligen inte från det fysiska ledarskapet men det ställer högre krav på just tydlighet, lyhördhet och regelbundenhet. Du kommer inte ha kontakt och fysiskt se dina medarbetare lika ofta vilket gör att saker kan ”hända” utan att du ser eller hinner med. Att själv vara tydlig med vart teamet är på väg, kommunicera båda parters förväntningar, se till att man lär känna alla medarbetarna i teamet och förstår vilket stöd de behöver är en bra grund för att lyckas.

Även om medarbetare inte träffar sina kollegor fysiskt så är det viktigt att bygga ett starkt team. Folk vill oftast vara del i något större än dem själva. Forskare har även kommit fram till att virtuella team som klarar av att bygga förtroende och intimitet är de som klarar sig bäst. Just förtroende är grunden för god kommunikation, engagemang och ansvar. För att förstärka kan man också se om det går att ha gemensamma projekt och varför inte ”virtuella kaffemaskiner”

Möten är viktigt – 1:1 liksom större. En tydlig agenda och syfte samt att alla på ett möte faktiskt vet varför de är där och vad varje person kan och förväntas bidra med betyder mycket för att alla skall vara engagerade och närvarande. Om folk skall koppla upp sig måste dock tekniken vara tillförlitlig och lättanvänd. Det finns inget som så lätt ”dödar” effektiviteten i ett möte som när de tekniska problemen överskuggar mötets agenda. Att ha fysiska möten då och då är också viktigt och att använda den tid man har tillsammans väl d.v.s. att det inte blir ytterligare ett informationsmöte – innehåll man definitivt kan använda tekniken till.

Men det är inte bara chefen som behöver vara förberedd. Både chefer och medarbetare behöver tänka till extra vad det innebär och både parter behöver vara tydliga med sina förväntningar. Redan vid rekrytering av någon som skall ledas eller leda på distans bör detta finnas med som del av kravprofilen och diskussionen.

Även fast alla inte kan (eller vill) arbeta på distans så är det dock något som är här för att stanna. Visst görs det ibland omorganisationer och planer som inte bli så lyckade och effektiva som man trodde (och orsakerna kan vara många). Men det finns en hel del fördelar, både för organisationen och individen, att kunna organisera och arbeta på detta sätt. Det kan vara fördelar såsom flexibilitet och balans, anpassat för individen behov och styrkor liksom verksamhetens, att kunna utnyttja tiden effektivt, mångfald, få tag i rätt kompetens, ökad närvaro, snabbare leveranser mm. Men det kräver mer av alla parter – medvetenhet och vilja är början på att skapa ett bra sätt att både leda och arbeta på distans.
 

Julen är över och kanske också din ledighet. Ofta börjar vi fundera kring nyåret hur vi har det.

• Har vi det bra?
• Ska vi fortsätta på samma sätt som förut?
• Hur ser det egentligen ut på mitt jobb?
• Trivs jag? Innehåller det de komponenter som gör att jag tycker att jag får ut något av det?
• Vad är det egentligen som gör att jag känner mig motiverad?

Det är ungefär här som de flesta av oss börjar ge upp reflekterandet. För det är ibland svårt att se vad som motiverar och som faktiskt gör oss glada och lyckliga. Vi kan räkna upp saker som vi INTE gillar och motiveras av, men få saker som vi triggar igång på när det gäller arbetet.

Ibland behöver man hjälp med att fundera ut detta. Eller också gör du en enkel övning med dig själv, genom att vara din egen coach. Sätt dig ner med penna och papper och svara på:

1. Vilka tre personer tycker du inspirerar och motiverar dig?
2. Vid vilka tillfällen i ditt arbete/yrkesliv har du varit som mest motiverad?
3. Om du hade obegränsade resurser och kunde göra vad du ville i ditt yrkesliv, vad skulle du arbeta med då?
4. Läs igenom dina svar ovan och fundera på vad som hindrar dig att få ett roligare arbete/yrkesliv.

När du kommit så långt till punkt 4, så vill jag att du ska vara snäll mot dig själv och inte bara svara att det är omöjligt. För det kanske, kanske finns ett litet steg du kan ta mot att närma dig att få det mer lustfyllt att arbeta. När du tagit det lilla steget, kanske du kan ta ett till och så vidare.

Eller så ringer du oss på 4Focus, så hjälper vi dig att fortsätta tankebanorna :-).