Är du en person som ofta skjuter upp viktiga saker du borde göra? Du är inte ensam. Många är så kallade prokrastinerare. Prokrastinering, till vardags mer känt som uppskjutande av sådant du borde göra när du borde göra det, är ett vanligt förekommande beteendemönster i befolkningen. Ofta sker uppskjutandet till förmån för annat som är roligare eller lättare att göra. Man gör helt enkelt inte det man tänkt sig att göra när man tänkt sig det.

Uppskattningar från amerikansk forskning pekar på att så många som en femtedel av alla vuxna individer själva uppfattar sig ha stora problem till följd av prokrastinering. Bland studenter har siffran samtidigt visat sig vara närmare hälften, vilket tyder på att unga människor tycks ha svårare bekymmer med uppskjutande än äldre. Trots att det kan låta dramatiskt är det däremot inte alla som faktiskt lider av sitt agerande, men en betydande andel kan dock ha så stora besvär att de får svårt att fungera i vardagen.

Vi upplever i vårt arbete som coacher att även om många är villiga att förändra och sätta mål, så skjuts det ändå ibland på det man lovar sig själv (och coachen) att göra. Trots att det är både viktigt och värdefullt. Ofta handlar det då om att det man ska göras ligger lite utanför komfortzonen, det känns obehagligt. Då brukar vi hitta försöka hitta andra vägar till målet så att vi når dit.

Hur bli man bättre på att inte skjuta upp?

Först av allt handlar det om ”sjukdomsinsikt”, att erkänna för sig själv att man är en prokrastinerare. Du känner säkert på dig om så är fallet för dig, men här är ändå några indikatorer som visar på om du är det eller inte:

• Du fyller dagen med aktiviteter som har låg prioritet på din To Do-lista.
• Du läser samma mail flera gånger utan att agera på dem eller bestämma vad du ska göra med dem.
• Du sätter dig ner för att ta tag i en viktig, högt prioriterad aktivitet, men går och fixar fika efter bara ett litet tag.
• Du låter vissa aktiviteter på din att göra-lista ligga kvar där länge, trots att du vet att de är viktiga.
• Regelbundet säga ”ja” till oviktiga aktiviteter som andra ber dig om och låter dem fylla din tid i stället för att göra det du borde.
• Du väntar ofta på att komma i ”rätt stämning” eller på ”rätt tillfälle” för att ta hand om de viktiga aktiviteterna.
• När du ska planera och bjuda in till ett möte så skickar du ut kallelse och förberedelser i sista minuten.
• Du är ofta ute i sista minuten och måste stressa för att hålla deadline. Även om det är något viktigt där deadline närmar sig så gör du andra saker.
• Om du nu konstaterat att du kanske är en sådan som ofta skjuter upp, och vill ändra på det, vad kan du göra?

 Ta reda på varför du skjuter upp
Handlar det om dig eller om själva uppgiften? Det är viktigt att förstå vilket det är så du kan välja rätt strategi för att hantera tveksamheten att ta tag i uppgiften.
Ett skäl kan vara att själva uppgiften är otrevlig och det leder till ett undvikande. ”Är den fulaste grodan först” kan vara ett sätt, det vill säga se till att bara få det otrevliga undanstädat då du kan ägna dig åt det om är roligare efter det. Att börja dagen med att ta tag i det som är jobbigast/tråkigast är bra för att då ligger det inte och suger energi resten av dagen.

Ett annat skäl kan vara brist på struktur och organisation. Den som sällan skjuter upp har ofta prioriterade att göra-listor, reserverad tid och en bra uppfattning om när något måste vara klart och hur lång tid det kommer att ta. ”Börja med slutet” (från S Coveys bok ”Seven habits of highly effective people) är ett effektivt sätt för att räkna bakåt och se när man behöver börja för att bli klar i tid.

Ett skäl kan vara känslan att uppgiften är överväldigande stor. Det får dig att tveka om du kan eller hinner, och i stället göra sådant där det känns mer bekvämt.
Tyvärr så brukar ju inte det där stora och viktiga försvinna, det finns kvar och väntar på dig.

Perfektionister är ofta prokrastinerare, de har en tendens att tänka att ”jag har inte rätt färdigheter eller tiden för att göra det här perfekt, då låter jag hellre bli”.

Använd någon "anti-prokrastinerings-strategi"
Om uppgiften eller målet känns för stor eller luddig: vaga, luddiga mål eller för stora mål gör oss mindre motiverade. Bästa strategin är att dela upp i mindre hanterbara  och konkreta delar med tydliga deadlines. Gör gärna en ”action plan” där alla delmål och aktiviteter finns med. Börja sedan med att som första steg göra något litet, snabbt, enkelt så du känner att du gjort något och är på väg.''

Om det är din struktur som brister: gör en ”To Do-lista” som gör att du inte kan ”glömma” viktiga saker.  Bestäm dig för att bli en mästare på att planera och avsätta tid i kalendern.  Sätt upp små mål som är tydliga och tidssatta. Gör sedan en sak i taget och gör den klar innan du börjar med nästa. Be någon annan att vara någon att ”rapportera” till, eller att den kollar upp och är ett stöd regelbundet. Använd gärna en coach.

Du kan försök att koppla en viktig uppgift du har med en någon vana, något du gör regelbundet.

• Om du tycker att uppgiften är otrevlig: planera in belöningar som du ger dig själv när du är klar. Ställ dig frågan ”vad är kostnaden för mig om jag INTE gör det här?”
• Kanske finns det också något att lära av görandet som kan vara bra och roligt att tänka på.
• Om du är för trött: En av de vanligaste orsakerna till att vi skjuter upp saker och ting som vi borde göra handlar om att vi är för trötta för att sätta igång att jobba. Trötthet är en starkt bidragande orsak till att vi får svårt att komma igång med en uppgift, något som beror på att motståndet till att börja arbeta blir större när vi känner oss hängiga, samt att vi får sämre förutsättningar att stänga ute annat som distraherar.

Det innebär att vi skjuter arbetet framför oss till en tidpunkt på dygnet då möjligheterna att utföra ett bra jobb är allt annat än optimala.
Grundregeln är därför att försöka följa sin egen dygnsrytm så att mer krävande åtaganden utförs när vi är som piggast. På så sätt blir motståndet till att sätta igång mindre, samtidigt som det även underlättar för oss att få tillräckligt med återhämtning.

Ta reda på mer
Läs en bok eller använd en app: det finns allt mer skrivet om hur vi får saker och ting gjorda, dessutom finns det gott om appar som hjälper oss planera och strukturera. (Eller en app som gör det omvända, påminner dig om att faktiskt ta en paus och hämta kaffe – ”Procrastin8r”)

 

Vissa av oss ser på saker med mycket kritiska ögon. En del skulle kalla det att leta efter fel och hinder - en tråkmåns. Andra har en mycket positiv inställning och blir entusiastiska på en gång. En del skulle kalla det för att vara naiv - en lättlurad en.

Oavsett vilket förhållningssätt vi har, så kan man inte anklaga någon för att ha fel förhållningssätt. Det är helt enkelt en läggningsfråga och båda har sitt berättigande.
Såhär några dagar efter valet är 87 % chockade och har svårt att förstå vad som hände. Jag lägger här inga som helst värderingar i hur man röstat, utan konstaterar att debatten rör sig om hur det kunde bli som det blev.

En tråkmåns kanske funderar: ”Aj, aj, aj. Nu kommer det gå åt skogen. Nyval är min gissning att det blir till slut. Eller… hm…hur blev det så här egentligen? Dags att analysera varför 13 % röstar som de gör. Det är kanske inte så enkelt att dessa 13 % är omänskliga rasister? Vi måste ta reda på vad vi gör bäst framåt!”.

En lättlurad, naiv skulle kanske tänka: ”Men vilken möjlighet! Jag har tänkt i flera år att en blandning av de röda och blå vore perfekt. Kanske kan man välja det bästa ur de två olika blocken äntligen? Nu har vi ett gemensamt mål och kan arbeta för det som verkligen gör skillnad och betyder något ur ett medmänskligt perspektiv istället för att diskutera RUT-avdragets vara eller inte.”.

Varför skriver jag nu detta? Jo, vi är först och främst människor. Sedan har vi olika uppgifter här i livet. En del av oss är chefer och ledare. Vi har också olika förhållningssätt. Det är viktigt att reflektera över hur just du brukar tänka och ta ansatts till det som dyker upp i ditt jobb. Behöver du någon som kompletterar dig vid din sida som kan dämpa/entusiasmera dig/gruppen? Det blir väldigt dynamiskt när man kan växelverka tillsammans.

Att vara kritiskt granskande eller väldigt positiv/entusiastisk är båda väldigt bra egenskaper. I rätt situation och när man nyttjar dessa egenskaper rätt. Vårda din personlighet och använd den så att du får ut det bästa av den!
 

.

Nu finns nya boken "Laget framför jaget - gott samarbete i praktiken" av Bengt ute. Det är en praktisk och överskådlig bok om hur en grupp utvecklas till ett samspelt lag. Du får bl.a veta mer om vilken ledarskap som krävs i respektive fas, hur du känner igen faserna och vad du kan göra för att ta gruppen från en fas till en annan. Boken innehåller många praktiska tips och verktyg.

Här är ett:
Sätt ett nyckeltal på hur gruppen arbetar
Det kan vara svårt att mäta hur gruppen fungerar som grupp och hur medlemmarna är mot varandra. Här är ett sätt att prova som ger ett slags nyckeltal på gruppens effektivitet.

1. Varje medlem skriver på ett papper ner de egenskaper/kvaliteter som ska känneteckna gruppens arbete. Det kan till exempel vara ärlighet, respekt,    öppenhet, feedback, handlingskraft, etc.
2. Allas ord skrivs upp på en tavla/blädderblock. Gruppen enas sedan om cirka 6-8 egenskaper, antingen väljs de som förekommer oftast eller har man någon slags röstningsförfarande.
3. För de överenskomna egenskaperna sätter varje medlem en siffra, 1-10, för hur väl gruppen just nu lever upp till den egenskapen.
4. Sammanställ allas betyg i en tabell med egenskaperna i en kolumn till vänster och sedan varje persons betyg per egenskap. Antingen låter ni det vara anonymt eller så är ni öppna med vem som satte vilken siffra. Det senare är att föredra. Räkna därefter ut ett snittbetyg per egenskap och ett totalt genomsnittsvärde. Nu har ni ett nyckeltal per egenskap och ett för alla egenskaperna tillsammans. Utifrån dessa kan ni avgöra vad ni bör arbeta mer på eller sätta upp ett mål för var ni vill befinna er.
5. Gör den här utvärderingen då och då för att se hur nyckeltalen förändras.

Tystnad är ofta underskattat i mötet och umgänget med andra.
Min kollega Eva Borgert Palm skrev för några veckor sedan ett blogginlägg om lyssnandets ädla konst. Tystnadens och lyssnandets ädla konst är tätt sammanflätande. Det handlar om kommunikation och att vi alla är olika i vårt sätt att kommunicera.

Tystnad uppfattas på olika sätt. För somliga är tystnaden obekväm och ett nödvändigt ont som måste bemötas med tomt prat.

För mig som rekryterare och coach är tystnaden ett hjälpmedel som kan användas för att föra mötet och samtalet framåt. Många gånger kommer den viktigaste informationen fram efter en stunds tystnad och reflektion.

Var inte rädd för tystnaden – våga stanna i den en stund och vila i den – det kommer att öppna många dörrar.